7 trucchi per aumentare la produttività durante la giornata lavorativa

In questi giorni, l'idea del lavoro è cambiata. Una settimana lavorativa di 40 ore è il sogno di un tempo. Aggiungete a ciò la quantità di distrazioni esterne che da allora si sono diffuse nel vostro mondo e avrete una ricetta infallibile per ridurre la produttività durante la giornata lavorativa. Come rimani produttivo? Ci sono trucchi per aumentare la produttività durante la giornata lavorativa? Con l'idea di un singolo lavoro da 9 a 5 come mezzo di lavoro che si dissolve nell'abisso, è facile sentirsi sparsi, stressati ed eternamente impegnati. Metti questi in una foto con te, cercando disperatamente di trovare un equilibrio tra vita lavorativa e le tue giornate possono iniziare a sentirsi estremamente travolgenti.

Per arrivare al fondo di questo dilemma di produttività, ho parlato con il presidente di eaHelp, Tricia Sciortino, per farle capire come utilizzare al meglio la giornata lavorativa per rimanere concentrati e rimanere produttivi. Sciortino concorda sul fatto che i killer della motivazione sono in tutto il posto di lavoro, aspettando solo di distrarti da ciò che sei davvero lì per fare. "Ci vorrà del tempo per far sembrare queste nuove abitudini come una seconda natura", afferma Sciortino. "Ma mettere insieme una serie di giorni in cui si conoscono due o tre compiti che sono stati sospesi sopra la testa ti renderà dipendente dalla produttività abbastanza rapidamente." La stessa Sciortino vive e respira secondo il suo calendario, e giura che se dai un colpo ai seguenti trucchi, lo farai anche tu.

1. Smetti di controllare la tua e-mail tutto il giorno

"Trascorrere la giornata a monitorare e rispondere alle e-mail può farti sentire occupato, ma ti porta a trascorrere l'intera giornata senza realizzare tutto ciò di cui hai bisogno", afferma Sciortino. Ti consiglia di disattivare le notifiche in modo da poter dedicare del tempo alle tue vere priorità per un certo periodo di tempo, prima di riaccendere le notifiche e concentrarti sulla posta in arrivo. Sciortino ritiene che la tua casella di posta possa essere uno dei maggiori colpevoli quando si tratta di un calo della produttività durante la giornata lavorativa e cambiare il modo in cui gestisci la casella di posta può aiutare a motivare il resto delle tendenze sul posto di lavoro, per portarti nella giusta direzione.

2. Proteggi le tue priorità

Sciortino afferma che un'altra pericolosa abitudine sta lasciando che altre persone dirottino le tue priorità. Una cattiva pianificazione da parte di qualcun altro non costituisce un'emergenza da parte tua. Assicurarti di proteggere le tue priorità durante il giorno, piuttosto che sacrificarle per il bene di qualcun altro, può fare la differenza tra sentirti bene riguardo a ciò che hai realizzato durante il giorno e sentirti come se non avessi fatto nulla.

3. Utilizzare Time Blocking

A volte l'impostazione del flusso di lavoro per la giornata può essere sconcertante. "Usa il time-blocking per impostare periodi in cui puoi veramente concentrarti", afferma Sciortino. "Fai in modo che la tua tecnologia funzioni per te, piuttosto che contro di te, impostando intervalli di tempo sul tuo calendario." Sciortino consiglia inoltre di impostare un risponditore automatico via e-mail se si dispone di un intervallo di tempo di grandi dimensioni, in modo che colleghi e clienti possano sapere quando aspettarsi una risposta. Raccomanda inoltre di impostare allarmi sul telefono per ricordare quando controllare le risposte e quando interrompere. L'impostazione di intervalli temporali garantisce che l'attenzione sia focalizzata su un progetto alla volta, piuttosto che cercare di coprire più progetti contemporaneamente.

4. Imposta le tue priorità

"Assicurati di impostare le tue priorità per la tua giornata lavorativa", afferma Sciortino. "Scegli due o tre attività principali che devono essere eseguite prima ancora di pensare all'apertura della tua e-mail." Questo può essere difficile da immaginare, e persino più difficile da implementare, ma una volta che hai l'abitudine, smetterai di rotolare e controllare le tue e-mail al mattino presto - e sarà liberatorio. Sciortino consiglia di trovare un modo per tenere traccia delle attività quotidiane che non coinvolgono la posta in arrivo, in quanto può distrarti dal tuo piano.

5. Crea il tuo spazio

A seconda dell'aspetto del luogo di lavoro o del tipo di lavoro svolto, potresti dover modificare il modo in cui i tuoi colleghi comunicano con te. Sciortino afferma che se le cose necessitano di attenzione immediata, ad esempio, potresti voler creare una politica che non coinvolga la tua e-mail. Dichiara inoltre l'importanza dell'ambiente circostante. "Un ufficio silenzioso che ti fa sentire la differenza nella tua produttività", afferma Sciortino. Prenditi il ​​tempo necessario per impostare davvero il tuo spazio di lavoro in modo da farti sentire a tuo agio e produttivo. Che ciò significhi aggiungere alcuni effetti personali allo spazio o mantenerlo minimo, dipende da te.

6. Addestra la tua squadra a comunicare troppo

"Insegna alla tua squadra a pianificare in anticipo, a uccidere la procrastinazione e a comunicare eccessivamente con te e tra di loro quando sorgono problemi", afferma Sciortino. Indipendentemente dal fatto che questo includa messaggistica istantanea, messaggi di testo, check-in rapidi, riunioni settimanali o altro, assicurandoti che tutti i membri del tuo team stiano pianificando in anticipo e elaborando le priorità in modo corretto, contribuirai ad eliminare le distrazioni degli uffici lungo il percorso.

7. Pianificare in anticipo

Se c'è una cosa che fai per cambiare la tua routine nella speranza di essere più produttiva, lascia che sia la tua pianificazione. "Prima di disconnetterti per la sera, scegli le massime priorità per il giorno successivo", afferma Sciortino. "Ciò significa che puoi immergerti direttamente in quegli oggetti al mattino, prima che qualsiasi altra cosa abbia la possibilità di deragliarti." Invece di aspettare fino a quando non ti metti al lavoro per decidere cosa devi realizzare per la giornata, prova a pianificare in anticipo. Secondo Sciortino, dare priorità alla tua lista di cose da fare la sera prima ti preparerà per una giornata di successo e produttiva. Che tu lavori in uno spazio ufficio o che lavori da casa, questi suggerimenti e trucchi aumenteranno sicuramente la tua produttività durante la giornata lavorativa. E quando applicati alla tua vita domestica, possono persino aiutarti a creare una vita ben pianificata e più produttiva, in qualsiasi giorno della settimana.